按照(zhào)财政部此前下(xià)發的(de)《企業會計信息化(huà)工作規範》規定，會計軟件應當提供不可(kě)逆的(de)記賬功能，确保對(duì)同類已記賬憑證的(de)連續編号，不得(de)提供對(duì)已記賬憑證的(de)删除和(hé)插入功能，不得(de)提供對(duì)已記賬憑證日期、金額、科目和(hé)操作人(rén)的(de)修改功能。财政部日前就此規定作了(le)進一步解釋。
　　會計軟件的(de)規矩方圓
　　一、有關背景
　　信息化(huà)時(shí)代，企業相當一部分(fēn)會計工作是通(tōng)過會計軟件完成。會計記錄與報告由會計軟件自動實現已經不足爲奇，在會計系統與業務系統對(duì)接集成，估值模型與控制規則内嵌入會計軟件的(de)情況下(xià)，部分(fēn)會計确認與計量工作甚至已經由會計軟件自動實現。信息化(huà)不再僅僅是會計工作的(de)工具和(hé)手段，而是成爲企業會計工作的(de)基礎環境，帶來(lái)了(le)會計工作、會計監督理(lǐ)念與模式的(de)變革。而會計軟件功能，也(yě)已成爲會計職能的(de)重要組成部分(fēn)。對(duì)會計軟件功能的(de)規範，也(yě)就成爲财政部門對(duì)企業會計管理(lǐ)和(hé)監督的(de)必要一環。否則，會計處理(lǐ)過程就成了(le)“黑(hēi)匣子”，會計信息質量監督也(yě)就無從談起。
　　1994年，财政部建立了(le)商品化(huà)會計軟件評審制度，對(duì)會計軟件功能通(tōng)過事前控制進行規範。随著(zhe)行政審批制度改革，軟件評審取消，由于監督管理(lǐ)沒跟上，對(duì)會計軟件功能的(de)管理(lǐ)一度成爲空白，導緻會計軟件領域出現一些亂象：有的(de)軟件缺乏基本的(de)會計控制手段，使得(de)企業可(kě)以随意改變會計核算(suàn)結果而不留下(xià)任何痕迹;有的(de)軟件不按照(zhào)會計行業約定俗成的(de)方式組織和(hé)輸出會計資料，導緻監督人(rén)員(yuán)無法理(lǐ)解和(hé)判定核算(suàn)過程的(de)合規性;還(hái)有的(de)軟件完全采用(yòng)外國語言文字，對(duì)會計監督工作帶來(lái)障礙，等等。
　　因此，爲會計軟件功能重新劃定規矩方圓，明(míng)确哪些功能是會計軟件必須具備的(de)，哪些功能是會計軟件不得(de)提供的(de)，并通(tōng)過一定的(de)手段确保這(zhè)些規定落到實處，就成爲《企業會計信息化(huà)工作規範》(以下(xià)簡稱工作規範)的(de)重要考慮之一。
　　對(duì)于會計軟件功能，過去的(de)《會計核算(suàn)軟件基本功能規範》(财會字〔1994〕27号)規定得(de)比較細。例如，會計軟件要具備初始化(huà)功能，要根據輸入的(de)科目代碼提示科目名稱，要自動校驗借貸平衡等，這(zhè)些規定在會計軟件市場(chǎng)發展還(hái)不完善的(de)情況下(xià)，起到了(le)引導會計軟件供應商(以下(xià)簡稱供應商)完善軟件功能的(de)作用(yòng)。而工作規範制定遵循的(de)一項重要原則是：市場(chǎng)能夠解決的(de)問題不再強制規定。提高(gāo)軟件易用(yòng)性、便利性，減少差錯的(de)功能設計，市場(chǎng)已經可(kě)以解決，而且考慮得(de)比政策規定更多(duō)、更細，工作規範也(yě)就沒有必要再做(zuò)規定。因此，工作規範對(duì)軟件功能的(de)要求，比較過去文件縮減了(le)很多(duō)。
　　二、條文解讀
　　工作規範第二章(zhāng)“會計軟件和(hé)服務”明(míng)确了(le)會計軟件的(de)功能要求。下(xià)面逐條予以說明(míng)：
　　第六條會計軟件應當保障企業按照(zhào)國家統一會計準則制度開展會計核算(suàn)，不得(de)有違背國家統一會計準則制度的(de)功能設計。
　　工作規範對(duì)于會計軟件的(de)功能做(zuò)了(le)許多(duō)具體規定，但随著(zhe)實踐發展，可(kě)能會出現這(zhè)些規定沒有考慮到的(de)新問題，這(zhè)就需要對(duì)軟件功能有原則性要求。該條就是對(duì)會計軟件功能提出的(de)總的(de)原則性要求，目的(de)是保障國家統一會計準則制度的(de)執行，有效應對(duì)可(kě)能出現的(de)所有問題。
　　第七條會計軟件的(de)界面應當使用(yòng)中文并且提供對(duì)中文處理(lǐ)的(de)支持，可(kě)以同時(shí)提供外國或者少數民族文字界面對(duì)照(zhào)和(hé)處理(lǐ)支持。
　　關于會計軟件的(de)語言問題，過去相關文件早有規定。實務中，有的(de)外資企業使用(yòng)境外投資者或者母公司指定的(de)會計軟件，但在使用(yòng)前并未進行漢化(huà)，導緻會計監督人(rén)員(yuán)在履行監督職責時(shí)的(de)障礙。因此工作規範予以重申。
　　該條規定包括兩方面要求：一是軟件界面要使用(yòng)中文，也(yě)就是軟件的(de)功能菜單、操作向導、表單格式、提示信息、幫助文件等都要使用(yòng)中文;二是要有對(duì)中文處理(lǐ)的(de)支持，也(yě)就是要有符合中國國家标準的(de)漢字編碼支持能力，使漢字能在系統中正确輸入、顯示和(hé)打印。兩者是不同的(de)概念，需要同時(shí)滿足。
　　第八條會計軟件應當提供符合國家統一會計準則制度的(de)會計科目分(fēn)類和(hé)編碼功能。
　　該條規定并非強制要求企業的(de)每個(gè)科目及其代碼都與财政部發布的(de)會計科目表相一緻，而是要求會計軟件具有與會計準則制度相符合的(de)科目分(fēn)類和(hé)編碼方式，也(yě)就是說，會計科目應當按資産、負債、所有者權益、成本、損益等項目劃分(fēn)一級科目類别，同時(shí)科目編碼也(yě)應當采用(yòng)數字，通(tōng)過首位數區(qū)分(fēn)科目所屬會計要素類别。
　　做(zuò)出該項規定，主要是要改變現有的(de)部分(fēn)會計軟件僅采用(yòng)了(le)不同于會計準則制度的(de)科目分(fēn)類和(hé)編碼的(de)做(zuò)法，例如，按照(zhào)采購(gòu)、銷售等不同業務類别設置一級分(fēn)類;按照(zhào)輔助核算(suàn)項目設置一級科目;科目編碼采用(yòng)或者參雜(zá)英文字母等等。這(zhè)些做(zuò)法緣于不同的(de)會計數據組織方法，盡管其核算(suàn)的(de)最終結果可(kě)能與按照(zhào)準則制度的(de)核算(suàn)結果一緻，但其過程有其特殊的(de)邏輯，不易被會計監督人(rén)員(yuán)所理(lǐ)解，也(yě)就無法證明(míng)其結果的(de)合規性。
　　當然，提供符合統一會計準則制度的(de)會計科目分(fēn)類和(hé)編碼功能，并不排斥會計軟件提供其它分(fēn)類和(hé)編碼功能。會計軟件可(kě)以在一套基礎數據基礎上按照(zhào)不同分(fēn)類方式組織會計數據。
　　第九條會計軟件應當提供符合國家統一會計準則制度的(de)會計憑證、賬簿和(hé)報表的(de)顯示和(hé)打印功能。
　　與第八條相類似，該條規定是保證會計軟件按照(zhào)會計監督人(rén)員(yuán)易于理(lǐ)解的(de)形式呈現會計資料，還(hái)原會計核算(suàn)過程。
　　會計制度并未對(duì)憑證和(hé)賬簿(這(zhè)裏指分(fēn)類賬和(hé)日記賬)有統一規定,但《會計基礎工作規範》(财會字〔1996〕19号)相關條款對(duì)憑證、賬簿所必須記載的(de)事項是有規定的(de)。而在我國會計實務中，憑證和(hé)賬簿有約定俗成的(de)格式，市場(chǎng)銷售的(de)空白憑證和(hé)賬簿的(de)格式也(yě)都大(dà)同小異。這(zhè)種約定俗成的(de)憑證、賬簿格式一直以來(lái)得(de)到會計制度的(de)默認。可(kě)以說，這(zhè)些慣例也(yě)是會計制度的(de)有機組成部分(fēn)。會計軟件顯示和(hé)打印的(de)憑證、賬簿，應當符合《會計基礎工作規範》規定的(de)内容和(hé)行業約定俗成的(de)格式。
　　第十條會計軟件應當提供不可(kě)逆的(de)記賬功能，确保對(duì)同類已記賬憑證的(de)連續編号，不得(de)提供對(duì)已記賬憑證的(de)删除和(hé)插入功能，不得(de)提供對(duì)已記賬憑證日期、金額、科目和(hé)操作人(rén)的(de)修改功能。
　　信息化(huà)條件下(xià)，對(duì)數據的(de)增、删、改前所未有的(de)便利。但便利性是把雙刃劍，它能提高(gāo)會計工作的(de)效率，同時(shí)也(yě)對(duì)會計核算(suàn)過程的(de)可(kě)信賴、可(kě)追溯造成威脅。如會計軟件提供反審核、反記賬、反結賬等各種逆向操作功能，導緻會計核算(suàn)過程失去嚴肅性，核算(suàn)結果随意可(kě)變。這(zhè)正是當前會計軟件亂象中比較突出的(de)一個(gè)問題，也(yě)是工作規範重點治理(lǐ)的(de)領域之一。
　　當然，效率也(yě)是要兼顧的(de)目标。信息化(huà)與手工記賬有不同的(de)環境變量，不能完全套用(yòng)手工記賬的(de)舊(jiù)思維。手工環境下(xià)，對(duì)會計處理(lǐ)過程的(de)追溯完全依靠紙面憑證、賬簿、報表形成的(de)完整證據鏈。除此之外，沒有其他(tā)證據線索，因此對(duì)憑證、賬簿的(de)修改受到嚴格禁止。這(zhè)确保了(le)會計信息質量，但也(yě)降低了(le)工作效率。信息化(huà)環境下(xià)，會計處理(lǐ)過程除了(le)憑證等證據外，還(hái)可(kě)以有用(yòng)戶操作日志詳細記錄每項操作。這(zhè)是會計環境的(de)變化(huà)，會計控制方法與手段應當相應改變，在不妨礙會計處理(lǐ)過程可(kě)追溯的(de)前提下(xià)，提高(gāo)會計工作效率。
　　因此，工作規範并未對(duì)所有逆向操作加以禁止，而是抓住最關鍵的(de)記賬環節。核算(suàn)流程中，記賬是改變賬戶發生額和(hé)餘額、最終決定報表數字的(de)一步。因此，對(duì)記賬功能和(hé)已記賬憑證進行控制，防止對(duì)相關數據的(de)随意篡改，是會計軟件必須滿足的(de)要求。而其他(tā)情況下(xià)的(de)數據修改，例如：對(duì)尚未記賬憑證的(de)删除，重新打開已結賬會計期間補充記賬，在操作日志功能完備的(de)情況下(xià)，并不對(duì)會計核算(suàn)的(de)嚴肅性造成損害，且能方便企業更正錯誤，工作規範對(duì)此未做(zuò)限制。
　　對(duì)記賬的(de)規範主要有三個(gè)方面：
　　一是不可(kě)逆的(de)記賬功能。這(zhè)裏的(de)記賬，強調的(de)是記賬後果，而不是記賬過程，與會計軟件對(duì)記賬操作如何進行後台處理(lǐ)無關。也(yě)就是說，憑證記賬後，該憑證對(duì)相關科目發生額和(hé)餘額的(de)影(yǐng)響就發生效力，此後不管以任何條件輸出賬簿和(hé)報表，該憑證的(de)影(yǐng)響都應當予以反映。不可(kě)逆的(de)記賬功能，就是說已記賬憑證發生的(de)後果不可(kě)撤銷。當然，用(yòng)紅字憑證更正記賬錯誤，則對(duì)沖的(de)兩張憑證都發生了(le)記賬後果，不屬于這(zhè)裏所說的(de)逆向操作。
　　之所以強調記賬後果而非過程，是因爲會計軟件不是手工過程的(de)模拟。信息系統中，會計賬簿和(hé)報表可(kě)能隻是一個(gè)邏輯概念，沒有對(duì)應的(de)物(wù)理(lǐ)文件，而是根據查詢和(hé)輸出需要即時(shí)生成。相應地，會計軟件的(de)記賬在後台處理(lǐ)中也(yě)不一定是即刻在相關賬簿中增加一行記錄、改變科目的(de)發生額和(hé)餘額，而是對(duì)記賬憑證數據做(zuò)一個(gè)記賬标記。所以，強調記賬後果，意味著(zhe)記賬标記就不得(de)通(tōng)過任何操作予以取消，在輸出賬簿和(hé)報表時(shí)，有記賬标記的(de)記賬憑證必須參與賬簿和(hé)報表的(de)生成過程，而沒有标記的(de)憑證不得(de)參與這(zhè)一過程。供應商也(yě)不能以記賬尚未改變賬簿數據爲由辯稱對(duì)記賬标記的(de)取消不是記賬的(de)逆向操作。
　　二是對(duì)記賬順序的(de)保護，包括兩方面：對(duì)已記賬憑證的(de)連續編号;對(duì)已記賬憑證删除和(hé)插入的(de)禁止。兩者相結合才能保證記賬原始順序不被篡改。
　　三是對(duì)記賬内容的(de)保護，禁止對(duì)已記賬憑證關鍵信息的(de)修改。關鍵信息指日期、金額、科目和(hé)操作人(rén)。這(zhè)裏的(de)日期包括記賬憑證上記載的(de)任何日期，例如制單日期、審核日期、記賬日期等。操作人(rén)也(yě)包括經手記賬憑證的(de)所有人(rén)員(yuán)，例如出納、會計、審核人(rén)等。
　　會計軟件不得(de)提供對(duì)已記賬憑證關鍵信息的(de)修改功能，同時(shí)也(yě)意味著(zhe)對(duì)尚未記賬憑證的(de)修改和(hé)已記賬憑證其他(tā)信息的(de)修改不受限制。這(zhè)是工作規範适應信息化(huà)特點，從提高(gāo)工作效率實際需求出發而做(zuò)出的(de)突破。例如，會計分(fēn)錄摘要經常因會計人(rén)員(yuán)信息掌握不充分(fēn)而出現不準确，需要在記賬後修改的(de)情況。如果不允許直接修改而采取紅字沖銷重新編制憑證的(de)方法，則過于繁瑣也(yě)無必要。因爲在科目和(hé)金額都不可(kě)修改的(de)情況下(xià)，對(duì)摘要的(de)修改也(yě)就受到限制，不可(kě)能修改爲完全不相關的(de)業務内容，而且這(zhè)種修改也(yě)不對(duì)核算(suàn)結果形成影(yǐng)響。此外，操作日志也(yě)能夠反映摘要的(de)修改過程。因此，限制關鍵信息的(de)修改，放開其他(tā)信息的(de)修改，實現了(le)信息化(huà)條件下(xià)會計核算(suàn)可(kě)靠性要求與效率性要求的(de)平衡。
　　第十一條鼓勵軟件供應商在會計軟件中集成可(kě)擴展商業報告語言(XBRL)功能，便于企業生成符合國家統一标準的(de)XBRL财務報告。
　　XBRL(eXtensibleBusinessReportingLanguage)是一種新興的(de)電子财務報告格式，它以XML(可(kě)擴展标記語言)爲基礎，統一了(le)描述财務報告的(de)語義和(hé)語法，可(kě)以解決财務報告的(de)重複編報、重複錄入等問題，實現對(duì)财務報告的(de)自動分(fēn)析和(hé)跨系統的(de)信息交換，能有效降低會計信息生産和(hé)使用(yòng)成本，深度挖掘會計信息價值，因而在全球得(de)以廣泛采用(yòng)。
　　2010年10月(yuè)，國家标準化(huà)管理(lǐ)委員(yuán)會發布了(le)《可(kě)擴展商業報告語言技術規範》系列國家标準，财政部同時(shí)發布了(le)《企業會計準則通(tōng)用(yòng)分(fēn)類标準》，分(fēn)别在技術和(hé)業務層面建立了(le)我國XBRL應用(yòng)的(de)标準體系。此後，财政部組織了(le)《企業會計準則通(tōng)用(yòng)分(fēn)類标準》實施工作，要求實施企業向财政部報送XBRL格式年度财務報告。至2013年，實施企業包括大(dà)型中央企業、銀行業金融機構、保險公司、地方大(dà)中型企業共計206家。
　　随著(zhe)XBRL應用(yòng)的(de)深入發展，更多(duō)的(de)企業将采用(yòng)“嵌入式”的(de)編報方式，通(tōng)過會計軟件系統數據直接生成XBRL實例文檔。因此，工作規範鼓勵供應商在會計軟件中集成XBRL功能。
　　當然，這(zhè)一功能應當符合上述國家标準，确保生成的(de)XBRL财務報告在技術上滿足質量要求。爲幫助供應商開發出合格的(de)XBRL軟件産品，國家認監委、财政部設立了(le)XBRL軟件認證制度，由獨立第三方機構對(duì)軟件是否符合國家标準進行檢測。供應商可(kě)以根據自身情況，爲相關會計軟件産品申請認證。
　　第十二條會計軟件應當具有符合國家統一标準的(de)數據接口，滿足外部會計監督需要。
　　随著(zhe)會計信息化(huà)發展，會計監督也(yě)在不斷邁向信息化(huà)。一種新的(de)檢查方式就是監督人(rén)員(yuán)從企業會計系統中直接調取電子會計資料，通(tōng)過審計軟件查閱、分(fēn)析會計資料并找出問題。但是，由于各種會計軟件沒有統一數據接口，調取不同軟件中的(de)數據需要不同的(de)工具，各政府部門、會計師事務所都各自開發自己的(de)工具，造成資源的(de)極大(dà)浪費，監督的(de)效果也(yě)未必好。
　　除會計監督外，企業更換、升級會計軟件，也(yě)面臨著(zhe)前後兩種軟件數據格式不一緻問題，無法進行安全、有效的(de)數據遷移，造成電子會計資料在遷移中的(de)損失。
　　會計軟件數據接口的(de)國家标準，可(kě)以解決上述問題。會計、審計軟件隻要都遵循這(zhè)一标準，不需要開發繁雜(zá)的(de)接口工具，就可(kě)以實現數據的(de)交換，滿足會計監督以及其他(tā)需求。
　　配合這(zhè)一規定的(de)貫徹落實，全國會計信息化(huà)标準化(huà)技術委員(yuán)會正著(zhe)手開展會計軟件數據接口國家标準制定工作。
　　第十三條會計軟件應當具有會計資料歸檔功能，提供導出會計檔案的(de)接口，在會計檔案存儲格式、元數據采集、真實性與完整性保障方面，符合國家有關電子文件歸檔與電子檔案管理(lǐ)的(de)要求。
　　國内外經驗表明(míng)，由于技術進步，電子會計資料依賴原生軟硬件系統有可(kě)能由于升級換代而造成在一定時(shí)期之後不可(kě)讀。這(zhè)就決定了(le)電子會計資料應離開原生信息系統進行歸檔保存。電子會計資料歸檔功能應是會計管理(lǐ)軟件的(de)一項重要功能。值得(de)澄清的(de)是，因系統運維需要而通(tōng)過備份系統進行的(de)備份，無論是在線的(de)還(hái)是離線，都不是真正意義上的(de)歸檔保存。
　　歸檔應是對(duì)電子會計資料進行鑒别、整理(lǐ)加工和(hé)移送檔案管理(lǐ)職能部門進行保存的(de)過程。歸檔時(shí)，首先要進行鑒定，區(qū)分(fēn)需歸檔和(hé)不需歸檔的(de)部分(fēn)，去除不需歸檔數據和(hé)冗餘數據，對(duì)準備歸檔電子會計資料鑒定其真實性、完整性和(hé)有效性，并按重要程度區(qū)分(fēn)保管期限，組成保管單位。在這(zhè)個(gè)過程中，需将歸檔的(de)電子會計資料轉換成符合歸檔要求的(de)存儲格式，與其元數據一起按要求封裝打包，從會計信息系統中導出，傳送至檔案管理(lǐ)信息系統或歸檔指定的(de)存儲位置，然後對(duì)已完成歸檔的(de)會計資料進行标記，以防止重複歸檔。這(zhè)些功能需要在會計信息系統完成，即所謂的(de)歸檔功能。歸檔功能最好還(hái)具有定期删除已歸檔數據，以釋放存儲空間的(de)功能。
　　電子會計資料歸檔過程中的(de)有關要求可(kě)參照(zhào)國家标準《電子文件歸檔與管理(lǐ)規範》(GB/18894-2002);元數據項的(de)要求參見檔案行業标準《文書(shū)類電子文件元數據方案》(DA/T46—2009);歸檔時(shí)電子會計資料的(de)封裝格式可(kě)參見檔案行業标準《基于XML的(de)電子文件封裝規範》(DA/T48-2009)。爲使歸檔後的(de)電子會計檔案長(cháng)期可(kě)讀，電子會計資料歸檔時(shí)的(de)存儲格式應選擇有利于長(cháng)期保存的(de)格式，具體要求可(kě)參見檔案行業标準《版式電子文件長(cháng)期保存格式需求》(DA/T47-2009)。
　　企業在購(gòu)買、實施會計軟件時(shí)，應充分(fēn)聽(tīng)取本企業檔案部門對(duì)于電子會計資料的(de)歸檔範圍、元數據項、歸檔後的(de)存儲位置、歸檔儲存格式等方面的(de)意見，使電子會計資料能夠順利歸檔。
　　第十四條會計軟件應當記錄生成用(yòng)戶操作日志，确保日志的(de)安全、完整，提供按操作人(rén)員(yuán)、操作時(shí)間和(hé)操作内容查詢日志的(de)功能，并能以簡單易懂(dǒng)的(de)形式輸出。
　　前面提到，用(yòng)戶操作日志是信息化(huà)帶來(lái)的(de)重要環境變量，也(yě)是工作規範制定中的(de)重要考慮因素。在提高(gāo)會計工作便利性、效率性的(de)同時(shí)，日志就承擔起更多(duō)的(de)記錄和(hé)還(hái)原核算(suàn)過程的(de)責任。
　　值得(de)供應商關注的(de)是，該條規定的(de)日志功能，不是傳統的(de)系統日志概念，而是爲會計監督服務的(de)用(yòng)戶操作日志。兩者的(de)區(qū)别在于：前者主要供技術人(rén)員(yuán)使用(yòng)，而後者直接供會計監督人(rén)員(yuán)使用(yòng);前者主要采用(yòng)技術術語描述，而後者應當采用(yòng)自然語言以及會計業務術語描述。具體來(lái)說，用(yòng)戶操作日志應當滿足以下(xià)要求：
　　一是完整性。會計軟件必須能保證日志記錄的(de)完整，将所有對(duì)會計核算(suàn)結果可(kě)能形成影(yǐng)響的(de)用(yòng)戶操作記錄下(xià)來(lái)，包括對(duì)核算(suàn)結果有直接影(yǐng)響的(de)數據錄入、修改、插入、删除，對(duì)核算(suàn)工作所依賴的(de)基礎數據(如會計科目表、銀行賬戶信息、輔助核算(suàn)項目信息、人(rén)員(yuán)信息)的(de)維護。
　　二是安全性。會計軟件應當采取技術手段，保證用(yòng)戶操作日志中的(de)任何信息不被用(yòng)戶以任何手段修改和(hé)删除。
　　三是可(kě)查詢性。用(yòng)戶操作日志必須提供對(duì)各類操作的(de)查詢，以便會計監督人(rén)員(yuán)篩選出想要的(de)信息。否則，龐大(dà)的(de)記錄數據就是信息垃圾，沒有實用(yòng)價值。查詢應當可(kě)以按照(zhào)操作人(rén)員(yuán)姓名或者用(yòng)戶名、操作的(de)時(shí)間範圍、操作内容等各種條件分(fēn)别或者組合進行。這(zhè)裏的(de)操作，是業務層面的(de)概念，例如，記賬憑證的(de)錄入、修改，記賬會計期間的(de)打開、關閉，會計科目的(de)增加，尚未記賬憑證的(de)删除，對(duì)憑證審核的(de)取消等等。
　　日志功能應當記錄具體操作内容、操作人(rén)以及精确到分(fēn)秒的(de)操作時(shí)間。對(duì)于不同的(de)操作，需要記錄的(de)操作内容是不一樣的(de)。例如，對(duì)于科目的(de)增加，系統應當記錄增加的(de)科目名稱、代碼以及屬性。對(duì)于記賬憑證的(de)修改，應當記錄修改的(de)項目以及修改前後的(de)内容。對(duì)于已結賬期間的(de)重新開啓，應當記錄開啓期間的(de)起止日期。
　　供應商應當在詳細梳理(lǐ)會計軟件功能菜單基礎上，以會計監督需求爲導向，逐項确定應當進行日志記錄的(de)用(yòng)戶操作種類和(hé)相應操作内容，設計開發完善的(de)日志功能。
　　第十五條以遠(yuǎn)程訪問、雲計算(suàn)等方式提供會計軟件的(de)供應商，應當在技術上保證客戶會計資料的(de)安全、完整。對(duì)于因供應商原因造成客戶會計資料洩露、毀損的(de)，客戶可(kě)以要求供應商承擔賠償責任。
　　第十六條客戶以遠(yuǎn)程訪問、雲計算(suàn)等方式使用(yòng)會計軟件生成的(de)電子會計資料歸客戶所有。
　　軟件供應商應當提供符合國家統一标準的(de)數據接口供客戶導出電子會計資料，不得(de)以任何理(lǐ)由拒絕客戶導出電子會計資料的(de)請求。
　　第十七條以遠(yuǎn)程訪問、雲計算(suàn)等方式提供會計軟件的(de)供應商，應當做(zuò)好本供應商不能維持服務情況下(xià)，保障企業電子會計資料安全以及企業會計工作持續進行的(de)預案，并在相關服務合同中與客戶就該預案做(zuò)出約定。
　　“會計軟件雲”是依托于高(gāo)速互聯網的(de)一種全新會計軟件服務和(hé)使用(yòng)模式。它是指會計軟件未安裝在企業本地，而是運行于供應商的(de)遠(yuǎn)端服務器，用(yòng)戶通(tōng)過互聯網使用(yòng)軟件，會計資料也(yě)存儲在遠(yuǎn)端服務器中。其本質是會計軟件和(hé)服務器資源的(de)租用(yòng)。目前，主流供應商都看好這(zhè)一服務發展前景，推出了(le)自己的(de)會計軟件雲服務，其中一些是免費服務(例如試用(yòng)版)。
　　工作規範對(duì)“會計軟件雲”這(zhè)一新興的(de)會計軟件服務業态進行專門的(de)規範，主要是考慮到會計軟件雲服務的(de)特殊性：一是免費服務情況下(xià)，用(yòng)戶企業可(kě)能忽略自身權利的(de)保護;二是會計資料存儲在遠(yuǎn)端，用(yòng)戶企業隻具有訪問能力而不具有控制能力，可(kě)能因權屬關系不明(míng)而産生糾紛;三是作爲企業内部職能的(de)會計核算(suàn)，其運行依賴于外部企業(供應商)的(de)正常運營，存在著(zhe)用(yòng)戶企業不能掌控的(de)風險因素;四是大(dà)量用(yòng)戶企業的(de)會計核算(suàn)和(hé)數據存儲集中于供應商的(de)服務器上，業務異常的(de)風險高(gāo)度聚集。
　　會計工作不僅是企業管理(lǐ)活動，由此形成的(de)會計資料也(yě)不僅是企業财産。會計工作還(hái)是國家經濟管理(lǐ)工作的(de)基礎環節，企業會計資料也(yě)是政府對(duì)企業監管的(de)重要依據。企業與供應商之間的(de)服務模式不應妨礙國家經濟管理(lǐ)工作的(de)正常開展，會計軟件雲服務的(de)相關權利義務關系必須明(míng)确。正是出于這(zhè)一考慮，工作規範從保護會計資料的(de)安全完整和(hé)企業會計工作持續進行的(de)角度出發，明(míng)确了(le)雲服務供應商的(de)相關責任。其中：
　　第十五條規定供應商應當從技術上确保客戶會計資料的(de)安全和(hé)完整，這(zhè)一責任不以客戶是否支付服務費爲前提。對(duì)于自身原因(技術上的(de)原因以及技術以外的(de)原因)造成的(de)客戶會計資料洩露、毀損，由客戶決定是否追究供應商責任。當然，因客戶原因(例如密碼管理(lǐ)不善)造成的(de)會計資料損失，供應商不承擔責任。
　　第十六條明(míng)确了(le)雲服務形成的(de)會計資料所有權歸客戶，并要求供應商确保客戶會計資料的(de)正常導出。這(zhè)一方面是落實單位會計責任的(de)需要——如果客戶對(duì)自己的(de)會計資料沒有所有權，就會出現會計責任不清的(de)情況;另一方面也(yě)是保證企業會計工作持續進行的(de)需要——客戶從一種雲服務切換到本地會計軟件或者另一供應商的(de)雲服務時(shí)，就需要進行數據遷移。因此，雲會計軟件也(yě)應當與傳統會計軟件一樣，提供符合國家标準的(de)數據接口，供客戶導出會計資料，供應商不得(de)以任何理(lǐ)由拒絕。例如，在用(yòng)戶不再支付服務費的(de)情況下(xià)，該用(yòng)戶也(yě)應能通(tōng)過賬戶登錄服務并導出全部會計資料。
　　第十七條要求供應商對(duì)雲服務中斷的(de)情況做(zuò)好預案。由于商業的(de)、管理(lǐ)的(de)、技術的(de)或者不可(kě)抗力等風險，會計軟件雲服務存在著(zhe)中斷的(de)可(kě)能，如供應商解散清算(suàn)、服務器遭受攻擊癱瘓等。這(zhè)種情況下(xià)，可(kě)能有大(dà)量企業的(de)會計資料安全受到威脅，會計工作的(de)持續運行受到影(yǐng)響。爲避免這(zhè)一情況的(de)出現，工作規範要求供應商提前做(zuò)好預案，保障用(yòng)戶會計資料安全和(hé)會計工作持續。同時(shí)，供應商還(hái)要以适當方式将預案内容告知客戶，作爲客戶與供應商的(de)合同内容的(de)一部分(fēn)。
　　第十八條軟件供應商應當努力提高(gāo)會計軟件相關服務質量，按照(zhào)合同約定及時(shí)解決用(yòng)戶使用(yòng)中的(de)故障問題。
　　會計軟件存在影(yǐng)響客戶按照(zhào)國家統一會計準則制度進行會計核算(suàn)問題的(de)，軟件供應商應當爲用(yòng)戶免費提供更正程序。
　　該條第一款對(duì)供應商的(de)服務提出一般性要求。會計軟件不同于普通(tōng)零售軟件，它影(yǐng)響著(zhe)企業的(de)正常運營。供應商提供的(de)也(yě)不僅僅是軟件，服務是保障軟件正常運行必不可(kě)少的(de)部分(fēn)，在很大(dà)程度上決定著(zhe)軟件的(de)使用(yòng)效果。服務質量成爲客戶選擇會計軟件越來(lái)越重要的(de)考慮因素，也(yě)是市場(chǎng)競争的(de)一個(gè)重要方面。
　　第二款的(de)規定，是對(duì)第六條規定的(de)呼應，進一步明(míng)确供應商的(de)責任。會計軟件升級，如果是對(duì)功能的(de)進一步完善，提高(gāo)使用(yòng)便利性等，應按照(zhào)合同約定收取費用(yòng)。但如果是對(duì)影(yǐng)響客戶按照(zhào)會計準則制度核算(suàn)的(de)問題的(de)修正，則不應收取費用(yòng)。這(zhè)樣規定出于兩方面考慮：一是出現問題的(de)過錯在于供應商;二是保障企業對(duì)會計準則制度的(de)執行。
　　第十九條鼓勵軟件供應商采用(yòng)呼叫中心、在線客服等方式爲用(yòng)戶提供實時(shí)技術支持。
　　這(zhè)是引導軟件供應商提高(gāo)服務即時(shí)性。信息技術的(de)發展，不僅帶來(lái)會計軟件功能的(de)完善以及性能的(de)提高(gāo)，也(yě)爲會計軟件相關服務水(shuǐ)平的(de)提升、服務模式的(de)創新提供了(le)可(kě)能。供應商在關注新技術對(duì)軟件影(yǐng)響、改進軟件的(de)同時(shí)，也(yě)可(kě)以思考新技術在改善服務方面所能發揮的(de)作用(yòng)。例如，現在一些即時(shí)通(tōng)訊軟件中集成了(le)遠(yuǎn)程桌面功能，使得(de)遠(yuǎn)程控制已經成爲大(dà)衆化(huà)工具，不再需要專門的(de)客戶端軟件。這(zhè)爲技術支持人(rén)員(yuán)解決客戶疑難問題提供了(le)一種新的(de)渠道。
　　第二十條軟件供應商應當就如何通(tōng)過會計軟件開展會計監督工作，提供專門教程和(hé)相關資料。
　　适應信息化(huà)環境，會計監督工作越來(lái)越多(duō)地直接通(tōng)過會計軟件查詢資料、發現線索、分(fēn)析問題。但是，市面上林(lín)林(lín)總總的(de)會計軟件，不同的(de)功能設計和(hé)界面風格也(yě)确實給監督人(rén)員(yuán)帶來(lái)挑戰。監督人(rén)員(yuán)無法熟練使用(yòng)會計軟件，隻能要求企業提供紙面會計資料滿足監督需要，給企業造成負擔。
　　因此，軟件供應商提供通(tōng)過軟件開展會計監督的(de)專門教程或者手冊等資料，爲會計監督工作提供便利，也(yě)就減輕了(le)客戶企業的(de)負擔。同時(shí)，也(yě)有利于消除會計監督人(rén)員(yuán)對(duì)軟件功能的(de)誤解，提升會計軟件的(de)形象。
　　供應商編寫會計監督相關教程、手冊等資料，要注意專門性要求。對(duì)于會計監督相關操作的(de)說明(míng)，一般軟件用(yòng)戶手冊等資料中都有，但關鍵在于這(zhè)些内容并沒有根據監督工作的(de)需要定制，而是要在大(dà)量内容中尋找，這(zhè)對(duì)于監督人(rén)員(yuán)來(lái)說是幾乎不可(kě)能的(de)。因此，專門教程和(hé)相關資料就是要把監督人(rén)員(yuán)可(kě)能用(yòng)到的(de)操作說明(míng)單獨組織起來(lái)，要突出重點，根據使用(yòng)頻(pín)率排序，要有實用(yòng)性、操作性，簡潔明(míng)了(le)，直接指明(míng)相關功能的(de)菜單路徑，使監督人(rén)員(yuán)在最短的(de)時(shí)間就能上手操作。
　　建議(yì)供應商就會計監督需求進行分(fēn)析研究，在此基礎上編制相關材料。專門教程和(hé)相關資料應當連同會計軟件的(de)其它手冊資料一并提供給客戶，以備會計監督人(rén)員(yuán)查閱。同時(shí)，鼓勵供應商直接爲客戶集中的(de)地區(qū)、行業或者領域的(de)監管部門提供相關資料以及培訓服務，進一步提高(gāo)監督人(rén)員(yuán)利用(yòng)軟件開展監督的(de)工作效率和(hé)業務水(shuǐ)平。
　　總之，對(duì)會計軟件功能和(hé)相關服務的(de)規範，既是滿足會計監督的(de)需要，也(yě)是保障企業會計工作正常運行的(de)需要。隻有這(zhè)兩個(gè)目的(de)達到了(le)，企業會計信息化(huà)才能擺脫阻礙，不斷發展，會計軟件服務行業才能展示勃勃生機，蓬勃向上。